Direction des ECOS
L’évaluation des acquis au cours de la formation en milieu clinique est une étape essentielle dans la boucle d’apprentissage. Cette évaluation est variable en fonction des objectifs et des compétences à valider et qui ont été fixés par notre institution avant que les étudiants ne commencent leur formation universitaire.
L’Evaluation Clinique Objective Structurée (ECOS) est une évaluation du stage clinique durant les études médicales à la faculté de médecine de Sfax, établie par la direction ECOS de la faculté.
Les ob j ect if s d e l ’EC O S
Il s’agit d’une « approche évaluative de la compétence clinique dans laquelle chaque élément de la compétence est évalué de manière structurée ». Le but principal de l’ECOS est d’éliminer la subjectivité de l’évaluation et d’évaluer des objectifs intégrés.
Il évalue les habilités psychométriques, émotionnelles, cognitives et permet de déceler les imperfections dans la formation des étudiants. Ces procédures visent à augmenter la validité et la fiabilité de l’évaluation clinique, comparées aux examens conventionnels écrits et aux examens oraux.
L’ECOS est complémentaire à d’autres modalités d’évaluation et tend à évaluer les compétences attendues d’un bon médecin
Membres de la direction :
la direction ECOS comporte deux directeurs et 163 membres (Annexe 29).
Infrastructure et équipements :
Le siège de la direction ECOS se situe au premier étage (ancien PAQ) ; il comporte deux bureaux pour les réunions et 3 salles pour la réalisation des examens ECOS. Équipements: un ordinateur pour la validation des stations ECOS, une imprimante couleur pour le développement des feuilles d'examens.
Structure et fiches de fonctions de la direction ECOS
La figure 18 illustre l’organigramme de la direction ECOS
Figure 18 : Organigramme de la direction ECOS
L’activité de la direction est assurée par :
Deux directeurs : Dr Amel Ben Hamad et Dr Faiza Safi. Les missions du directeur sont :
- Il est le référent de la direction avec les différents vis à vis (le doyen, les autres directions et comités, les membres de jury des examens)
- Il organise avec les coordinateurs les réunions et les séminaires de formation
- Il assure la coordination entre les différents comités
- Il participe à la validation finale des stations ECOS lors de réunions mensuelles avec les coordinateurs de comités ;
- Il participe au choix de la date des examens avec les coordinateurs de comités
- Il désigne avec le doyen les membres du Jury lors des examens ;
- Il délivre les attestations de production de stations ECOS et de participation des enseignants aux séminaires de formations et aux examens.
Les coordinateurs de comités
La direction ECOS comporte 9 comités:
- Comité de validations des stations médicales : Dr Ines Ayedi/ Dr Wiem Ben Amar
- Comité de validation des stations chirurgicales : Dr Houssem Harbi
- Comité de validation des stations de pédiatrie : Dr Bayene Maalej
- Comité de validation des stations de psychiatrie : Dr Neila Mseddi
- Comité de validation des stations de gynécologie : Dr Mohamed Derbel
- Comité plateforme : Dr Haitham Rjab/ Dr Malek Zribi
- Comité d’organisation des examens ECOS : Dr Mohamed Fourati/Dr Rim Kallel
- Comité d’organisation des séminaires ECOS : Manel Hsairi/ Dr Najla Bahloul
- Comité docimologie : Dr Mondher Kassis
En 2022-2023, la direction ECOS a initié les examens ECOS pour les externes DCEM1,2 ET 3. Une direction ECOS des stages a été créée dirigée par Pr.Ag.Faiza Safi avec des coordinateurs ECOS des stages correspondant à chaque pôle.
- DCEM1 : Pole 1 : Dr Imene Frikha Pole 2 : Dr Amine Bahloul
- DCEM2 : Pole1 : Dr Nouha Farhat Pole 2 : Dr Chiraz Rgaieg
- Pole 3 : Dr Racem Guidara Pole 4 : Dr Mohamed Amine Chaabouni
- DCEM3 : Pole 1 : Dr Olfa Turki Pole 2 : Dr Houda Ben Ayed
Rôle des coordinateurs ECOS
- Ils dirigent et organisent le travail au sein de chaque comité en collaboration avec la directrice de l’ECOS, les membres du comité et les coordinateurs des autres comités de l’ECOS
- Ils collaborent et coordonnent le travail avec les autres directions et comités au sein de la faculté selon la fonction et le besoin de chaque comité.
- Ils organisent une réunion mensuelle avec les membres de leur comité ; avec production d’un PV à adresser à la directrice.
- Ils participent aux réunions mensuelles de la direction pour validation finale des stations et discussion des différents points organisationnels de la direction.
- Au cours de l’année universitaire 2022-2023, il ya eu création de deux nouveaux comité : comité psychiatrie et comité organisation des séminaires.
- En collaboration avec la direction des stages, la direction ECOS a désigné des coordinateurs ECOS des stages pour les différents niveaux (DCEM1, 2et 3) et ils sont répartis en fonction des pôles au sein des stages. Ces coordinateurs assurent la collaboration avec la direction des stages pour la production des stations ECOS en fonction des objectifs de stage et participent à l’organisation des examens ECOS des stages.
Les membres
Les membres de la direction ECOS sont répartis aux différents comités. Ils ont différentes fonctions :
- Participer aux réunions organisées par leurs comités ou la direction. Leur présence est obligatoire.
- A partir de 3 absences non justifiées/année universitaire, l’adhésion à la direction ECOS sera rediscutée ;
- Assurer les différentes fonctions propres à chaque comité ;
- Participer au déroulement des examens en tant que médecins observateurs ou patients simulés quel que soit le comité d’origine. Ils doivent participer à au moins 3 examen /an.
- Produire au moins 3 stations ECOS/an.
- Participer à la correction des stations ECOS à la demande
- Participer aux séminaires pédagogiques
L’activité des membres est évaluée à la fin de chaque année universitaire.
Une secrétaire :
Le rôle de la secrétaire est multiple :
- L’organisation administrative de la direction,
- L’accueil des visiteurs (enseignants ou étudiants) et leur orientation vers l’un coordinateur de comité ou vers la directrice selon les cas ;
- La gestion des courriers physiques et électroniques de la direction ;
- La production des attestations de participation après chaque session ;
- Le classement et l’archivage des documents et examens qui sont à sa charge ;
Organisation fonctionnelle de la direction ECOS
Organisation des examens
Au sein de notre faculté, nous effectuons des évaluations des Stages par l’ECOS pour la majorité des apprentissages en milieu clinique des externes, des internes et des résidents en médecine de famille :
- DCEM 1, 2 et 3 : ECOS Pathologies chirurgicales, médicales (Pédiatrie, Gynécologie Obstétrique …)
Les examens étaient réalisés dans les services de stage concerné sous la direction des coordonnateurs de stage.
Depuis l’année universitaire 2022-2023, la direction ECOS en collaboration avec la direction des stages, a initié les examens ECOS des externes DCEM1, 2 et 3.
- DCEM4 : ECOS de Pathologies chirurgicales, médicales (Pédiatrie, Gynécologie Obstétrique …) Dermatologie, Psychiatrie, ORL, Ophtalmologie et Réanimation.
Deux sessions sont programmées chaque année : en Novembre –Décembre et en avril
- juin
Chaque session se déroule sur 3-4 jours à raison de 40 étudiants/jour et 10 stations/jour
- Résidents en médecine de Famille : ECOS Pathologies chirurgicales, médicales (Pédiatrie, Gynécologie, Dermatologie, Psychiatrie, ORL, Ophtalmologie et Réanimation…)
Avant l’examen
- La date des examens sera fixée dès le début de l’année universitaire
- Une réunion des coordinateurs et de la directrice sera effectuée 1 mois avant la date fixée de l’examen.
- Le comité plateforme ECOS annoncera la date de l’examen sur la plateforme et l’ouverture des inscriptions (1 mois avant la date d’examen)
- Réunion des membres du comité d’organisation des examens pour lancer appel aux médecins observateurs, réserver les salles, choix des patients simulés (1 à 2 semaines avant l’examen)
- Impression et enregistrement sur les tablettes (1 à 2 jours avant l’examen)
- Une réunion sera organisée avec les membres du Jury, en présence du directeur ECOS et du coordinateur de la banque des ECOS pour le choix des stations ECOS qui seront adressées par la suite au comité organisation
Déroulement de l’examen
L’ECOS classique comporte entre 8 et 20 stations (en moyenne 10 stations) d’une même durée (7 minutes) évaluant chacune une ou plusieurs compétences.
Toutes les 7 minutes, une sonnerie retentit et les étudiants ont 1 minute pour changer. Le respect des consignes « d’isolement » et l’interdiction de tout moyen de communication orale ou écrite sont des deux règles fondamentales lors de cet examen. Chaque station se compose de différents éléments permettant d’évaluer l’étudiant de la manière la plus objective possible : un ou plusieurs objectifs sont évalués par station ECOS, il y a trois types de stations : selon qu’il s’agisse d’exécuter des tâches ou de répondre à des questions, selon qu’il s’agisse d’une station avec ou sans patient simulé.
Un patient simulé : afin de maximaliser l’objectivité de l’évaluation, la méthode fait appel aux services de patients standardisés, permettant d’étudier en plus, l’interaction de l’étudiant, les aspects relationnels et communicationnels. Cette mise en scène d’une situation clinique est le contexte le plus proche possible de la réalité.
Station sans patient simulé : nécessitant du matériel éducationnel (bilan à interpréter, électrocardiogramme, mannequin, vidéo, photo, …).
Un examinateur/observateur chargé d’évaluer l’étudiant,
Une grille d’observation servant de support à l’évaluation. Cette grille est définie avant l’examen et reprend les différents items évalués par la station, classés en fonction des compétences qu’ils évaluent.
Le post-examen et feedback:
C’est le comité Evaluation des Examens et des ECOS /Docimologie qui prendra la relève pour les résultats, qui lui sont communiqués par l’équipe d’informatique. Il programmera une réunion avec les membres de jury pour transmission des résultats et délibération
Les résultats seront transmis au comité plateforme de l’ECOS pour affichage Un PV du déroulement de l’examen et des résultats sera effectué par le comité organisation et adressé au directeur ECOS dans les brefs délais.
Un feedback de l’examen par les médecins observateurs et par la docimologie permet
de corriger des omissions ou des fautes.
Le comité évaluation et docimologie aura la tâche d’adresser un questionnaire aux médecins observateurs et patients simulés juste après l’examen, le jour même.
Une réunion sera programmée avec les coordinateurs et le directeur dans les suites de l’examen pour évaluer le déroulement de l’examen et les stations ECOS.
Si des stations requièrent des corrections, elles seront retirées de la banque et reprises à nouveau par le comité d’origine pour correction et revalidation.
Formation pédagogique des membres du comité dans l’élaboration des stations ECOS Tous les membres de la direction auront une formation accélérée durant les 6 premiers mois.
Séminaire de formation et production ECOS
Des séminaires de formation accélérée destinés aux membres du comité seront programmés les 3 premiers mois.
Séminaire de formation dans la validation des stations ECOS Ces séminaires seront organisés par la direction ECOS Séminaires de formation sur la plateforme ECOS
Comment déposer une station, comment accéder à une station pour l’évaluer
Ces séminaires seront organisés par la Direction d'Intégration des Technologies D'information et de Communication et la direction ECOS
Organisation de séminaires pédagogiques de formation et Production de stations ECOS destinés aux enseignants de la FMS
La direction ECOS organisera des séminaires de formation et production destinés à tous les enseignants de la FMS à raison de 1 séminaire de 3 jours, 1mois/2 soit 5 à 6 séminaires/an.
Ces séminaires vont cibler les 3 niveaux d’évaluations :
- DCEM1, DCEM2 et DCEM3
- DCEM 4
- Résidents en médecine de famille (3ème année)
Ces séminaires seront animés soit par les membres du comité ECOS qui ont prouvés leurs compétences dans l’animation de ces séminaires ou par les enseignants de la FMS non membres du comité en cas de besoin
Validation des stations ECOS
- Les stations ECOS déposées sur la plateforme seront automatiquement attribuées à un coordinateur selon le domaine.
- Par la suite le coordinateur désignera 2 évaluateurs : 1 de la même spécialité et 1 de spécialité différente ;
- Des grilles d’évaluations standards seront utilisées pour la correction des stations.
- Les évaluateurs auront un délai de 10 jours pour répondre au coordinateur ; celui-ci va répondre à l’auteur de la station avec trois types de réponses possibles (validée, corrections mineurs, rejetée).
- Si l’auteur acceptera de corriger la station, il aura un délai de 10 jours pour envoyer à nouveau la version corrigée sur la plateforme et ainsi de suite avec un maximum de 3 corrections et un délai maximum de 45 jours pour valider ou rejeter une station.
- Si la station est validée : le coordinateur présentera cette station dans la réunion (directrice/ coordinateurs) pour validation définitive.
- La station sera alors soumise dans la banque et une attestation de production sera alors délivrée à son auteur.
Gestion de risque
- Le nombre d'observateurs engagés lors d’une session d’examen est toujours supérieur à celui requis afin de pallier des insuffisances telles qu’en cas d’absence ou de problème de santé de l’un des observateurs.
- Les animateurs lors des séminaires de formation sont choisis de façon qu’il y ai à chaque fois des animateurs experts avec des animateurs novices et ce afin d’assurer la sécurité du message à passer et de répondre aux questions imprévisibles par l’assistance dans le cadre de la formation des enseignants à l’ECOS.
- Pour les membres de la direction : A partir de 3 absences non justifiées/année universitaire, l’adhésion à la direction ECOS sera discutée